NOTARIAL TEMAS 30, 31 Y 32
TEMA 30 NOTARIAL NUEVO
ORDENACIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS. EL PROTOCOLO.
El
Reglamento Notarial define el "Protocolo" como “el archivo integrado
por los instrumentos públicos, pólizas y demás documentos
incorporados al mismo en cada
año, contado desde primero de enero, a
31 de diciembre, ambos inclusive”.
La
legislación notarial
contempla la posibilidad de formar
cuatro PROTOCOLOS:
+ El
Protocolo "ordinario o general";
+ El
"Libro-Registro de pólizas y documentos mercantiles";
+ El
Protocolo "de protestos";
Y El Protocolo
"especialmente reservado".
PROPIEDAD DEL PROTOCOLO
La
Ley del Notariado establece que los
Protocolos pertenecen al Estado,
como bien de dominio público si bien se encomienda su
custodia los Notarios quienes los
conservan con arreglo a las leyes,
como archiveros
de los mismos y bajo su responsabilidad.
EL
SECRETO DEL PROTOCOLO: LÍMITES Y EXCEPCIONES.
El «secreto de protocolo» hace
referencia al deber que tiene el Notario
de impedir que personas extrañas se
enteren indebidamente del contenido del protocolo.
Pero este
secreto tiene ciertos límites y excepciones. Así:
1. Se
pueden expedir copias a solicitud de persona interesada.
2. Si la
escritura es constitutiva de delito,
se permite incluso el desglose de la misma.
3. Las
leyes fiscales obligan a suministrar
copias
que permitan la investigación y liquidación de los impuestos.
4. Tampoco hay secreto en ciertos
aspectos marginales, como la remisión de índices
al Colegio Notarial, o de partes al
Registro General de Actos de Ultima
Voluntad.
5.
También la Ley 10/2010, de 28 de abril,
impone al Notario la obligación de información de aquellas
operaciones
en las que aprecie indicio
de actividades de blanqueo de
capitales o la financiación del terrorismo,
Por
otra parte, El Reglamento permite al Notario realizar la
Manifestación o Exhibición del Protocolo
pero sólo
tienen derecho a este acceso directo al Protocolo las partes
interesadas con derechos adquiridos, sus
herederos ; o
en virtud de resolución judicial.
La
ley del Notariado permite la formación de un PROTOCOLO
ESPECIALMENTE RESERVADO que tendrá por
objeto 1) la copia de la carpeta de los
testamentos y codicilos CERRADOS, cuyo
otorgamiento hubieren autorizado; y 2) los Protocolos
de los testamentos y codicilos abiertos
cuando los testadores
LO SOLICITAREN.
Otro
supuesto especial
de Protocolo es el de PROTESTOS DE LETRAS
DE CAMBIO Y OTROS EFECTOS MERCANTILES,
cuya formación
podrá ser autorizada para los notarios de poblaciones en que se
autorice habitualmente
un número de instrumentos elevado,
supuesto hoy prácticamente desaparecido.
El
Protocolo notarial
comprenderá los instrumentos públicos y
demás documentos incorporados al mismo en cada año, contado
como AÑO NATURAL,
es decir, desde el 1 de enero al 31 de
diciembre, ambos inclusive, aunque en su
transcurso haya vacado
la Notaría y se haya nombrado nuevo
notario.
Y
la CONSERVACIÓN DEL PROTOCOLO se
realizará mediante SU ENCUADERNACIÓN, en pergamino o en piel, con
una caja de cartón, piel o pergamino,
que impida el deterioro
de su contenido. Los Protocolos deberán quedar encuadernados, a
cuenta y cargo del notario
a cuyo cargo se hallen, en los dos
primeros meses de cada año.
Una
vez autorizado el instrumento público,
la ley impone al notario la obligación
de la FORMACIÓN Y CONSERVACIÓN de un
archivo con los documentos originales, cuya
organización es la siguiente:
Los Protocolos generales y libros de que trata el ART. 34 LN, quedarán formando el “Archivo de LA NOTARÍA”, a cargo del notario que la desempeñe, cuando 1) TENGAN MENOS DE 25 AÑOS DE ANTIGÜEDAD y 2) cuando, teniendo más, aún viviese el notario autorizante, el cual los conservará mientras siga a cargo de la Notaría donde se hallen.
En
los demás casos, la custodia
y conservación se
realiza mediante los ARCHIVOS
GENERALES DE PROTOCOLOS, de
forma que habrá UN
ARCHIVO en la cabeza
de cada Distrito
notarial que se
formará con 1) los Protocolos
Generales de más
de 25 años de
antigüedad de todas
las notarías del Distrito y
2) con los de las Notarías
amortizadas o suprimidas.
De
cada uno
de estos Archivos del Distrito, estará encargado
un notario elegido por el Ministro de Justicia,
a propuesta
de la Dirección General, de entre los que residan en el lugar
del Archivo
El
ACCESO AL CONTENIDO
del Archivo de Protocolos, en cuanto a expedición de copias y
exhibición de los libros, se regirá por las mismas
Normas que las de los Protocolos
de cada Notaría, quedando el control del
acceso a cargo
del notario archivero.
Por último,
indicar que cada Archivo de Protocolos
tendrá una SECCIÓN HISTÓRICA
integrada por
los Protocolos que tengan más de 100 años
de antigüedad que podrá ser objeto de
estudio e investigación.
LIBRO
REGISTRO DE POLIZAS
La
Ley del Notariado
establece que, en el Libro Registro figurarán por
su orden, separada y diariamente, todas las operaciones intervenidas;
si bien se permite también que las pólizas se integren en “EL
PROTOCOLO ORDINARIO.
Las
condiciones de la formación y
conservación y secreto del Libro
Registro serán las mismas
establecidas para el Protocolo.
El Libro
Registro consta de DOS SECCIONES.
La Sección A
es la colección, ordenada por fechas, de
las PÓLIZAS ORIGINALES de contratos mercantiles intervenidas durante
un año, que habrá de encuadernarse
por años en uno o más tomos.
En la Sección B
se asentarán por orden de fecha y
correlativamente las INTERVENCIONES
de aquellos documentos que por su naturaleza no
pueda conservarse en poder del notario el
original, como son LOS
AVALES Y LAS DECLARACIONES CAMBIARIAS.
ÍNDICES
El
Índice o Relación Resumida de los instrumentos autorizados por el
Notario tuvo inicialmente el facilitar un
mejor manejo por el notario de la
información contenida en el Protocolo,
Actualmente , sin embargo, es más un “sistema
de comunicación y de colaboración”
del Notariado con el Estado.
El
RN establece
que los Índices tendrán la misma
consideración
que el Protocolo,
y que deberán contener como MÍNIMO
respecto de cada instrumento:
+ el
número de orden, el lugar del otorgamiento y la fecha;
+ el
nombre y apellidos o denominación social y el domicilio de todos los
otorgantes o requirentes;
+ el
nombre y apellidos de los testigos cuando
los hubiere;
+ el
objeto y la cuantía del documento;
+ el
número de folios que comprende;
+ el
nombre del Notario autorizante;
Y + los
datos relativos a la sujeción
del documento al turno de reparto
y a las aportaciones corporativas.
En
cuanto a las Clases de Indices, existen:
A)
El ÍNDICE EN SOPORTE INFORMATIZADO que se
remitirá a las Juntas Directivas quincenalmente
en soporte informático a través de la red telemática
del Consejo General del Notariado
B) y
el ÍNDICE EN SOPORTE PAPEL que el
notario confeccionará para ENCUADERNARLO AL
FINAL DEL PROTOCOLO de cada año, para
formar el índice cronológico
del mismo.
EL
ÍNDICE ÚNICO INFORMATIZADO
El
“ÍNDICE ÚNICO” INFORMATIZADO
NOTARIAL es la AGREGACIÓN
de los Índices Informatizados que deben
confeccionar y remitir los notarios a sus
Juntas Directivas y los Colegios
Notariales deberán remitir
tales Índices Informatizados al Consejo
General del Notariado , quien está
habilitado para la
remisión de
la información de que se trate a las
autoridades judiciales y AAPP que
conforme a la ley tengan derecho a ello.
TEMA 31 NOTARIAL NUEVO
El Reglamento Notarial
no contiene una
definición de los
testimonios; se limita a regular sus
variedades, enumerando como tales los
1) testimonios por exhibición, 2) los
testimonios en relación 3) los testimonios de vigencia de leyes, 4) las
legitimaciones de firmas y 5) las legalizaciones.
Además, el TÉRMINO
“testimonio” no
se emplea unívocamente,
incluso en algunos casos el Reglamento le atribuye un
significado más próximo al de las copias que al de un
“documento notarial autónomo.”
Por ello, es
muy difícil formular un concepto unitario y
preciso; la mejor manera de identificarlos
es establecer sus CARACTERÍSTICAS que son
tres
1ª LOS
TESTIMONIOS NOTARIALES TIENEN EL CARÁCTER DE INSTRUMENTO PÚBLICO.
2ª LOS
TESTIMONIOS CARECEN DE MATRIZ. Así, dispone
Reglamento que la diligencia
del testimonio se extenderá en el propio
documento testimoniado.
3ª LOS
TESTIMONIOS ESTÁN SUJETOS AL SISTEMA DE
NUMERUS CLAUSUS, de forma que se establece
que los testimonios SOLO PUEDEN TENER EL al contenido que el RN
les asigna.
En cuanto a sus Requisitos, aunque
el Reglamento haya sido anulado por el TS en este punto,
el notario, para realizar
testimonios o legitimaciones, debe apreciar
en los solicitantes interés legítimo
en su pretensión y la autorización
se efectúa mediante DILIGENCIA DE TESTIMONIO
en la que se hará constar lugar, fecha,
signo, firma rubrica y sello del notario y
el de seguridad
reseñándose el número
de asiento que le corresponda en el Libro Indicador.
TESTIMONIO POR
EXHIBICIÓN, EN RELACIÓN Y DE VIGENCIA DE LEYES
Los
TESTIMONIOS POR EXHIBICIÓN tienen por FINALIDAD efectuar
la reproducción auténtica de los documentos
originales que le son exhibidos al Notario
con tal fin, si bien hay que tener en cuenta que:
- Los
documentos privados
que deban ser obligatoriamente
presentados ante la Administración
Tributaria sólo podrán ser testimoniados
cuando conste su
presentación a dicha Administración.
-
que Los documentos
redactados en lengua no oficial en el lugar
de expedición del testimonio sólo
podrán ser testimoniados cuando el notario
conozca dicha lengua o que se acompañe su
traducción oficial.
Los
TESTIMONIOS EN RELACIÓN,
se diferencian de
los testimonios por exhibición en que que
no se llevan a cabo
mediante la reproducción o copia
del documento sino mediante su explicación,
reseña o referencia.
Así el RN
establece que: Los notarios podrán librar
testimonios de determinados particulares
de las matrices, ya literales, en relación
o mixtos, conforme al señalamiento
hecho por los legítimos interesados, haciendo constar que la parte
no testimoniada NO
altera, desvirtúa o
de algún modo modifica
la que sea objeto de
testimonio.
Por
último, en materia de VIGENCIA
DE LEYES los notarios podrán expedir
testimonios cuyo OBJETO sea (3):
+ Acreditar
en el extranjero la legislación vigente en
España,
+ Acreditar
la capacidad civil y
la observancia de las formas y solemnidades
extranjeras necesarias para el acto
respecto de los documentos otorgados en territorio extranjero
Y + Acreditar
el estatuto personal
del requirente.
LEGITIMACIÓN
DE FIRMAS EN DOCUMENTOS PRIVADOS O EN EFECTOS MERCANTILES
La LEGITIMACIÓN DE FIRMAS
es un testimonio que
acredita el hecho de que una firma ha sido
puesta a presencia del notario, o el juicio
de éste sobre su pertenencia a persona
determinada ; pero para que una firma pueda
ser legitimada, es necesario :
+ Que
el documento no sea
de los comprendidos en el ART. 1280 CC,
o en cualquier otro precepto
que exija escritura pública
como requisito de existencia
o de eficacia.
+ Que
el documento haya cumplido los requisitos
establecidos por la legislación
fiscal.
Y + Que
el notario reseñe expresamente
en la diligencia de testimonio el procedimiento
utilizado que sólo puede ser uno de los
siguientes:
+ El
que la FIRMA se estampe EN PRESENCIA DEL
NOTARIO.
+ El
RECONOCIMIENTO de la firma HECHO por el
firmante EN PRESENCIA del Notario.
+ Y el
CONOCIMIENTO PERSONAL de la firma por el Notario,
ya sea por cotejo
con otra firma original legitimada u otra
firma que conste en el Protocolo
o Libro-Registro a su cargo.
EL LIBRO INDICADOR
Aunque
el sistema notarial
se sienta sobre el principio de
conservación del original de los
documentos que se autoricen, existen determinados
supuestos ESPECÍFICOS en que el original
permanece EN PODER DEL INTERESADO.
Para
estos casos el Reglamento establece que los notarios llevarán un
"LIBRO INDICADOR"
para cada año natural, integrado por dos
"secciones":
A) La
SECCIÓN "PRIMERA" del Libro Indicador tendrá por OBJETO
recoger mediante asientos
numerados:
+ La
fecha de traslado a papel
de las copias electrónicas que le hayan
sido remitidas.
+ Los
testimonios en soporte papel
de las comunicaciones o notificaciones electrónicas
recibidas o efectuadas por los Notarios;
Y + Las
legitimaciones de firmas electrónicas
reconocidas en los documentos en formato electrónico.
B) y
la SECCIÓN "SEGUNDA" del Libro Indicador se llevará
mediante la incorporación de hojas
numeradas en las que se
reproduzcan 1)los Testimonios
por exhibición; 2) los Testimonios de vigencia de leyes; y 3) los
Testimonios de legitimación de firmas;
EL REGISTRO GENERAL DE ACTOS DE ÚLTIMA VOLUNTAD
El
REGISTRO GENERAL DE ACTOS DE ULTIMA VOLUNTAD
es el registro o archivo, de carácter
centralizado y reservado, encargado de tomar
razón, organizar la información y expedir los correspondientes
certificados de todos los testamentos o
actos de última voluntad otorgados en
territorio español, o en el extranjero, ante
Agentes Consulares españoles.
+ Está
integrado
institucionalmente en el Ministerio de
Justicia, y compuesto del Registro
General Central, que se lleva en la DGRN,
y los Registros particulares
que se llevarán en los Decanatos
de los Colegios Notariales
La
INSCRIPCIÓN deberá
contener las
circunstancias necesarias para la identificación
del testador, incluyendo nombre de los
padres y del cónyuge,
así como las del acto de última voluntad
que se registra, que en el caso del testamento
notarial se circunscriben a la fecha
del testamento y al nombre
y residencia del Notario Autorizante.
La
REMISIÓN , que deberá realizar el notario
o funcionario autorizante puede realizarse de dos
formas, 1) a través de los Decanatos
de los Colegios Notariales, que a su vez las
remitirán a la DGRN,
o 2) bien
directamente a la DGRN y se
debe realizar también por :
+ Los
Agentes diplomáticos o consulares de España
en el extranjero
Y + por
las autoridades del
país extranjero conforme
al Convenio de Basilea de 1972
La
publicidad del Registro
se materializa exclusivamente mediante
CERTIFICACIONES expedidas por el propio
Registro.
La
Instrucción de 22 de enero de 2008
regula el procedimiento
para que los notarios puedan solicitar y el Registro expedirlas
por vía telemática. En este caso,
el traslado a papel hecho por el Notario del archivo informático
tendrá plena validez en el tráfico.
Puede
PEDIR LAS CERTIFICACIONES
el PROPIO
OTORGANTE de la disposición de última
voluntad por sí a través de mandatario
con poder especial otorgado ante notario.
En los
DEMÁS CASOS, podrá ser solicitada por: 1º,
los Jueces o Tribunales u otras Autoridades
para asuntos del servicio, expresando cuál sea; y, 2º,
cualquier persona,
que desee saber si aparece o no registrado
algún acto de última voluntad, siempre que hayan transcurrido 15
días desde la fecha de la defunción.
A la
solicitud deberá acompañarse
necesariamente el
certificado de la inscripción de defunción
y las certificaciones
pueden ser POSITIVAS O NEGATIVAS.
En el primer caso
expresarán todos los actos
otorgados por la persona de que se trate. En el segundo
caso, que no existen
los mismos.
TEMA
32 NOTARIAL NUEVO
LA
OFICINA NOTARIAL : LIMITACIONES A SU ESTABLECIMIENTO
El
Reglamento Notarial (Art. 69) establece que “El
estudio del notario tendrá la categoría y
consideración de ''oficina pública''.
En consecuencia, la oficina pública notarial deberá reunir las
condiciones adecuadas para la debida
prestación de la función pública notarial,
debiendo estar constituida por un conjunto de
medios personales y materiales ordenados para
el cumplimiento de dicha finalidad”.
Este
carácter de "oficina pública"
del estudio notarial conlleva una serie
de limitaciones
especialmente en cuanto a su establecimiento:
El notario no
podrá tener su despacho o estudio en punto
distinto del de su residencia ni
tener más de un despacho u oficina
en la población de residencia
ni en otra de su distrito.
PARA
GARANTIZAR EL derecho a la libre elección
de Notario e se establece la
PROHIBICIÓN
de que TODOS LOS NOTARIOS DE UN MISMO
TÉRMINO MUNICIPAL actúen
en el MISMO DESPACHO,
Además,
para que un MISMO
LOCAL actúe más
de un notario, será necesaria
autorización por parte de la Junta
Directiva, que sólo podrá concederla si
se dan las condiciones necesarias
para asegurar el respeto al principio de
libre elección de notario por el
público.
También
se establece que no
podrá haber más de un despacho notarial
en un MISMO EDIFICIO, salvo autorización
de la Junta Directiva del Colegio,
oídos los notarios que con anterioridad tengan establecido su
despacho en aquél; y que también
se exigirá autorización de la Junta
para que un notario establezca su despacho
u oficina en el mismo edificio en que
haya tenido instalado su despacho otro notario, a menos que hayan
transcurrido 3 años o
que se trate de población
donde exista demarcada una sola notaría.
El
ART. 7 LN
señala que la “residencia habitual”
de los notarios ha de ser el punto
designado en la creación de su respectivo oficio.
En el mismo sentido el ART. 42
RN prescribe que
el notario deberá residir en el lugar
en que esté demarcada su Notaría.
No obstante, la
facilidad de las comunicaciones, el amplio desarrollo de las
telecomunicaciones y la telemática, han ido progresivamente
flexibilizando la interpretación de ese deber de residencia,
dando mayor importancia no tanto al hecho físico sino a la
disponibilidad.
Ahora
bien este DEBER DE RESIDENCIA
no tiene
carácter absoluto,
y así
el Reglamento Notarial prevé, como derechos del notario:
a)
Situaciones
de no estancia en su residencia pero que no
constituyen ausencias
en sentido técnico como las salidas para asistir a Juntas
Generales del Colegio; o a Juntas
Directivas, cuando se forme parte de
ellas; en virtud de habilitación
reglamentaria; para tomar parte en
oposiciones
entre notarios; para asistir a organismos
jurídicos o comisiones asesoras
dependientes o relacionadas con cualquier Administración, siempre
que previamente la DGRN
lo haya así declarado; o para asistir a Cámaras
legislativas (como miembro de ellas).
b)
“Ausencias”
propiamente dichas de las
que puede usar
el notario,
no teniendo reclamado su ministerio, por un máximo
de 6 veces al año
y una duración que no
exceda de 5,
10 o 15 días (según
el número de notarios demarcados en la plaza), simplemente dando
cuenta a la Junta Directiva y a la DG.(reguladas
por el art. 44 RN).
c)
Y "licencias",
a las que pueden conceder las Juntas
por un máximo de un mes al año,
y la DG hasta
dos, con carácter ordinario, y hasta un
año con justa causa y carácter
extraordinario.
SUSTITUCIONES
La
naturaleza pública de la función
notarial exige
la a implementación de un SISTEMA
DE SUSTITUCIONES que permita el
funcionamiento regular de la notaría
a pesar de la ausencia
de su titular.
Así, cuando una
Notaría esté VACANTE O EN SUSPENSO SU
TITULAR, se encargará de la misma, en
concepto de sustituto,
aquel a quien corresponda conforme al Cuadro
de sustituciones del respectivo Colegio
Notarial, y si no
lo hubiere, el que designe la Junta
Directiva, dando cuenta a la Dirección
General.
Y en los casos de “Ausencia”; “Licencia”; “Enfermedad temporal”; “Nombramiento en comisión de servicios y situaciones asimiladas”; y “Aceptación de los cargos a que se refiere el ART. 115 RN”, la SUSTITUCIÓN corresponderá al Notario en activo a quien designe el notario “sustituido” entre los Notarios del mismo Distrito o de otro colindante, previo acuerdo en este último supuesto de la Junta Directiva. Si no se hace esta esta designación será nombrado sustituto el que corresponda según el cuadro de sustituciones del Colegio, y, en su defecto, el que designe la Junta Directiva .
Como
dice el Reglamento Notarial: “todos los
notarios de España tienen idénticas
funciones”,
es decir, la función notarial es siempre
la misma. Sin embargo, a ello no obsta que
exista una CLASIFICACIÓN
DE LAS NOTARÍAS que tiene interés
a efectos, sobre todo, de los concursos
de traslado.
Así,
el Reglamento Notarial
establece TRES CATEGORÍAS:
+
La Clase o Sección Primera, que está
compuesta por 1) las capitales de
provincia, sean o no capitales de Colegio
Notarial, 2) Ceuta y Melilla
y 3) todas las poblaciones mayores de
75.000 habitantes
según el último Censo de población publicado.
+ La
Clase o Sección Segunda, compuesta por
las poblaciones entre los 75.000
y los 18.000 habitantes.
Y + la
Clase o Sección Tercera, que está
compuesta por todas las demás
poblaciones.
Este sistema
de clasificación de las Notarías tiene
efectos en el
procedimiento de provisión de vacantes
ya que para
la resolución del CONCURSO
(que es el único modo de cubrir las
Notarías vacantes), existen dos
turnos: LA
ANTIGÜEDAD "EN LA CARRERA" Y LA
ANTIGÜEDAD "EN LA CLASE":
- En el turno primero, de antigüedad "en la carrera", será nombrado el notario solicitante de mayor antigüedad en el Cuerpo que se determina por el número del Escalafón.
- En el turno segundo de antigüedad "en la clase" o sección será nombrado el notario solicitante “más antiguo en la clase” igual a la de la vacante con independencia de la antigüedad absoluta que se tenga en la carrera. En el caso de igualdad en la antigüedad en la clase, será nombrado el notario que tenga el número más bajo en el Escalafón
La
NORMA GENERAL es
la de que el Notario tiene LA CATEGORÍA
DE LA NOTARÍA que sirve. Sin
embargo existen DOS EXCEPCIONES,
en los no hay tal coincidencia, de ahí que se pueda hablar de
notarios con categoría personal.
La
primera excepción se
produce cuando una Notaría, en virtud DE
NUEVA CLASIFICACIÓN aumenta
o disminuye de clase o sección, supuesto en que el Notario
conservará, mientras
la sirva, la clase que hubiere tenido
hasta entonces, no
adquiriendo por tanto la nueva categoría
.
Y
la segunda excepción
se da cuando un notario obtiene por concurso una plaza de
segunda o de primera y, sin embargo no tiene, todavía ,
cinco y nueve años de antigüedad en la carrera respectivamente,
de forma que seguirá ostentando la clase anterior
hasta que se cumplan dichos plazos.
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