NOTARIAL TEMAS 30, 31 Y 32

  TEMA 30 NOTARIAL NUEVO


ORDENACIÓN DE INSTRUMENTOS PÚBLICOS. EL PROTOCOLO.

El RN define el Protocolo como “el archivo integrado por los instrumentos públicos, pólizas y demás documentos incorporados al mismo en cada año, contado desde primero de enero, a 31 de diciembre, ambos inclusive”.

La legislación notarial contempla la posibilidad de formar Cuatro PROTOCOLOS

+ El Protocolo ordinario o general;
+ El Libro-Registro de pólizas y documentos mercantiles;
+ El Protocolo de protestos;
Y ElProtocolo especialmente reservado

 
PROPIEDAD DEL PROTOCOLO

La Ley del Notariado establece que los Protocolos pertenecen al Estado, como bien de dominio público si bien se encomienda su custodia los Notarios quienes los conservan con arreglo a las leyes, como archiveros de los mismos y bajo su responsabilidad.


EL SECRETO DEL PROTOCOLO: LÍMITES Y EXCEPCIONES.

El «secreto de protocolo» hace referencia al deber que tiene el Notario de impedir que personas extrañas se enteren indebidamente del contenido del protocolo.

Pero este secreto tiene ciertos límites y excepciones. Así:

1. Se pueden expedir copias a soli­citud de persona interesada.
2. Si la escritura es constitutiva de delito, se permite incluso el desglose de la misma.
3. Las leyes fiscales obligan a suministrar copias que permitan la investigación y liquidación de los impuestos.
4. Tampoco hay secreto en ciertos aspectos marginales, como la remisión de índi­ces al Colegio Notarial, o de partes al Registro General de Actos de Ultima Voluntad.
5. También la Ley 10/2010, de 28 de abril, impone al Notario la obligación de información de aquellas opera­ciones en las que aprecie indicio de acti­vidades de blanqueo de capitales o la financiación del terrorismo,

Por otra parte, El Reglamento permite al Notario realizar la Manifestación o Exhibición del Protocolo pero sólo tienen derecho a este acceso directo al Protocolo las partes interesadas con derechos adquiridos, sus herederos ; o en virtud de resolución judicial.


EL PROTOCOLO RESERVADO

La ley del Notariado permite la formación de un PROTOCOLO ESPECIALMENTE RESERVADO que tendrá por objeto 1) la copia de la carpeta de los testamentos y codicilos CERRADOS, cuyo otorgamiento hubieren autorizado; y 2)los Protocolos de los testamentos y codicilos abiertos cuando los testadores LO SOLICITAREN.


PROTOCOLO DE PROTESTOS DE EFECTOS CAMBIARIOS

Otro supuesto especial de Protocolo es el de PROTESTOS DE LETRAS DE CAMBIO Y OTROS EFECTOS MERCANTILES, cuya formación podrá ser autorizada para los notarios de poblaciones en que se autorice habitualmente un número de instrumentos elevado, supuesto hoy prácticamente desaparecido.


FORMACIÓN Y CONSERVACIÓN DEL PROTOCOLO

El Protocolo notarial comprenderá los instrumentos públicos y demás documentos incorporados al mismo en cada año, contado como AÑO NATURAL, es decir, desde el 1 de enero al 31 de diciembre, ambos inclusive, aunque en su transcurso haya vacado la Notaría y se haya nombrado nuevo notario.

Y la CONSERVACIÓN DEL PROTOCOLO se realizará mediante SU ENCUADERNACIÓN, en pergamino o en piel, con una caja de cartón, piel o pergamino, que impida el deterioro de su contenido. Los Protocolos deberán quedar encuadernados, a cuenta y cargo del notario a cuyo cargo se hallen, en los dos primeros meses de cada año.

 
ARCHIVOS DE PROTOCOLO

Una vez autorizado el instrumento público, la ley impone al notario la obligación de la FORMACIÓN Y CONSERVACIÓN de un archivo con los documentos originales, cuya organización es la siguiente:
 
Los Protocolos generales y libros de que trata el ART. 34 LN, quedarán formando el “Archivo de LA NOTARÍA”, a cargo del notario que la desempeñe, cuando 1) TENGAN MENOS DE 25 AÑOS DE ANTIGÜEDAD y 2) cuando, teniendo más, aún viviese el notario autorizante, el cual los conservará mientras siga a cargo de la Notaría donde se hallen.

En los demás casos, la custodia y conservación se realiza mediante los ARCHIVOS GENERALES DE PROTOCOLOS, de forma que habrá UN ARCHIVO en la cabeza de cada Distrito notarial que se formará con 1)los Protocolos Generales de más de 25 años de antiguedad de todas las notarías del Distrito y 2)con los de las Notarías amortizadas o suprimidas.

De cada uno de estos Archivos del Distrito, estará encargado un notario elegido por el Ministro de Justicia, a propuesta de la Dirección General, de entre los que residan en el lugar del Archivo

El ACCESO AL CONTENIDO del Archivo de Protocolos, en cuanto a expedición de copias y exhibición de los libros, se regirá por las mismas Normas que las de los Protocolos de cada Notaría, quedando el control del acceso a cargo del notario archivero.

Por último, indicar que cada Archivo de Protocolos tendrá una SECCIÓN HISTÓRICA integrada por los Protocolos que tengan más de 100 años de antigüedad que podrá ser objeto de estudio e investigación.



LIBRO REGISTRO DE POLIZAS

La Ley del Notariado establece que, en el Libro Registro figurarán por su orden, separada y diariamente, todas las operaciones intervenidas; si bien se permite también que las pólizas se integren en “EL PROTOCOLO ORDINARIO.

Las condiciones de la formación y conservación y secreto del Libro Registro serán las mismas establecidas para el Protocolo.

El Libro Registro consta de DOS SECCIONES. La Sección A es la colección, ordenada por fechas, de las PÓLIZAS ORIGINALES de contratos mercantiles intervenidas durante un año, que habrá de encuadernarse por años en uno o más tomos. En la Sección B se asentarán por orden de fecha y correlativamente las INTERVENCIONES de aquellos documentos que por su naturaleza no pueda conservarse en poder del notario el original, como son LOS AVALES Y LAS DECLARACIONES CAMBIARIAS.


ÍNDICES

El Índice o Relación Resumida de los instrumentos autorizados por el Notario tuvo inicialmente el facilitar un mejor manejo por el notario de la información contenida en el Protocolo, Actualmente , sin embargo, es más un “sistema de comunicación y de colaboración” del Notariado con el Estado.

El RN establece que los Índices tendrán la misma consideración que el Protocolo, y que deberán contener como MÍNIMO respecto de cada instrumento:

+ el número de orden, el lugar del otorgamiento y la fecha;
+ el nombre y apellidos o denominación social y el domicilio de todos los otorgantes o requirentes;
+ el nombre y apellidos de los testigos cuando los hubiere;
+ el objeto y la cuantía del documento;
+ el número de folios que comprende;
+ el nombre del Notario autorizante;
Y + los datos relativos a la sujeción del documento al turno de reparto y a las aportaciones corporativas.

En cuanto a las Clases de Indices existen

A) El ÍNDICE EN SOPORTE INFORMATIZADO que se remitirá a las Juntas Directivas quincenalmente en soporte informático a través de la red telemática del Consejo General del Notariado

B) y el ÍNDICE EN SOPORTE PAPEL que el notario confeccionará para ENCUADERNARLO AL FINAL DEL PROTOCOLO de cada año, para formar el índice cronológico del mismo.


EL ÍNDICE ÚNICO INFORMATIZADO

El “ÍNDICE ÚNICO” INFORMATIZADO NOTARIAL es la AGREGACIÓN de los Índices Ínformatizados que deben confeccionar y remitir los notarios a sus Juntas Directivas y los Colegios Notariales deberán remitir tales Índices Informatizados al Consejo General del Notariado , quien está habilitado para la remisión de la información de que se trate a las autoridades judiciales y AAPP que conforme a la ley tengan derecho a ello.


  
 
TEMA 31 NOTARIAL NUEVO


LOS TESTIMONIOS: CONCEPTO Y CLASES

El RN no contiene una definición de los testimonios; se limita a regular sus variedades, enumerando como tales los 1)testimonios por exhibición, 2) ls testimonios en relación y 3) los de vigencia de leyes, 3)las legitimaciones de firmas y 4)las legalizaciones.

Además , el TÉRMINO testimonio” no se emplea unívocamente, incluso en algunos casos el Reglamento le atribuye un significado más próximo al de las copias que al de un “documento notarial autónomo.”

Por ello, es muy difícil formular un concepto unitario y preciso; la mejor manera de identificarlos es establecer sus CARACTERÍSTICAS que son tres

LOS TESTIMONIOS NOTARIALES TIENEN EL CARÁCTER DE INSTRUMENTO PÚBLICO.

2ª LOS TESTIMONIOS CARECEN DE MATRIZ. Así, dispone Reglamento que la diligencia del testimonio se extenderá en el propio documento testimoniado.

3ª LOS TESTIMONIOS ESTÁN SUJETOS AL SISTEMA DE NUMERUS CLAUSUS, de forma que se establece que los testimonios SOLO PUEDEN TENER EL al contenido que el RN les asigna.

En cuanto a sus Requisitos, aunque el Reglamento haya sido anulado por el TS en este punto, el notario, para realizar testimonios o legitimaciones, debe apreciar en los solicitantes interés legítimo en su pretensión y la autorización se efectúa mediante DILIGENCIA DE TESTIMONIO en la que se hará constar lugar, fecha, signo, firma rubrica y sello del notario y el de seguridad reseñándose el número de asiento que le corresponda en el Libro Indicador.


TESTIMONIO POR EXHIBICIÓN, EN RELACIÓN Y DE VIGENCIA DE LEYES

Los TESTIMONIOS POR EXHIBICIÓN tienen por FINALIDAD efectuar la reproducción auténtica de los documentos originales que le son exhibidos al Notario con tal fin, si bien hay que tener en cuenta que:

- Los documentos privados que deban ser obligatoriamente presentados ante la Administración Tributaria sólo podrán ser testimoniados cuando conste su presentación a dicha Administración.
- que Los documentos redactados en lengua no oficial en el lugar de expedición del testimonio sólo podrán ser testimoniados cuando el notario conozca dicha lengua o que se acompañe su traducción oficial.
Los TESTIMONIOS EN RELACIÓN, se diferencian de los testimonios por exhibición en que que no se llevan a cabo mediante la reproducción o copia del documento sino mediante su explicación, reseña o referencia.

Así el RN establece que: Los notarios podrán librar testimonios de determinados particulares de las matrices, ya literales, en relación o mixtos, conforme al señalamiento hecho por los legítimos interesados, haciendo constar que la parte no testimoniada NO altera, desvirtúa o de algún modo modifica la que sea objeto de testimonio.

Por último, en materia de VIGENCIA DE LEYES los notarios podrán expedir testimonios cuyo OBJETO sea (3):

+ Acreditar en el extranjero la legislación vigente en España,
+ Acreditar la capacidad civil y la observancia de las formas y so­lemnidades extranjeras necesarias para el acto respecto de los documentos otorgados en territorio extranjero
Y + Acreditar el estatuto personal del requirente.



LEGITIMACIÓN DE FIRMAS EN DOCUMENTOS PRIVADOS O EN EFECTOS MERCANTILES
 
La LEGITIMACIÓN DE FIRMAS es un testimonio que acredita el hecho de que una firma ha sido puesta a presencia del notario, o el juicio de éste sobre su pertenencia a persona determinada ; pero para que una firma pueda ser legitimada, es necesario :

+ Que el documento no sea de los comprendidos en el ART. 1280 CC, o en cualquier otro precepto que exija escritura pública como requisito de existencia o de eficacia.

+ Que el documento haya cumplido los requisitos establecidos por la legislación fiscal.

Y + Que el notario reseñe expresamente en la diligencia de testimonio el procedimiento utilizado que sólo puede ser uno de los siguientes:

+ El que la LA FIRMA se estampe EN PRESENCIA DEL NOTARIO.

+ El RECONOCIMIENTO de la firma HECHO por el firmante EN PRESENCIA del Notario

+ Y el CONOCIMIENTO PERSONAL de la firma por el Notario, ya sea por cotejo con otra firma original legitimada u otra firma que conste en el Protocolo o Libro-Registro a su cargo.


EL LIBRO INDICADOR

Aunque el sistema notarial se sienta sobre el principio de conservación del original de los documentos que se autoricen, existen determinados supuestos ESPECÍFICOs en que el original permanece EN PODER DEL INTERESADO.

Para estos casos el Reglamento establece que los notarios llevarán un LIBRO INDICADOR para cada año natural, integrado por dos secciones:

A) La SECCIÓN PRIMERA que tendrá por OBJETO recoger mediante asientos numerados (3):

+ La fecha de traslado a papel de las copias electrónicas que le hayan sido remitidas.
+ Los testimonios en soporte papel de las comunicaciones o notificaciones electrónicas recibidas o efectuadas por los Notarios;
Y + Las legitimaciones de firmas electrónicas reconocidas en los documentos en formato electrónico.

B) y la SECCIÓN SEGUNDA que se llevará mediante la incorporación de hojas numeradas en las que se reproduzcan 1)los Testimonios por exhibición; 2) los Testimonios de vigencia de leyes; y 3) los Testimonios de legitimación de firmas;

 
EL REGISTRO GENERAL DE ACTOS DE ÚLTIMA VOLUNTAD

El REGISTRO GENERAL DE ACTOS DE ULTIMA VOLUNTAD es el registro o archivo, de carácter centralizado y reservado, encargado de tomar razón, organizar la información y expedir los correspondientes certificados de todos los testamentos o actos de última voluntad otorgados en territorio español, o en el extranjero, ante Agentes Consulares españoles.

+ Está integrado institucionalmente en el Ministerio de Justicia, y compuesto del Registro General Central, que se lleva en la DGRN, y los Registros particulares que se llevarán en los Decanatos de los Colegios Notariales

La INSCRIPCIÓN deberá contener las circunstancias necesarias para la identificación del testador, incluyendo nombre de los padres y del cónyuge, así como las del acto de última voluntad que se registra, que en el caso del testamento notarial se circunscriben a la fecha del testamento y al nombre y residencia del Notario Autorizante.

La REMISIÓN , que deberá realizar el notario o afuncionario autorizante puede realizarse de dos formas, 1) a través de los Decanatos de los Colegios Notariales, que a su vez las remitirán a la DGRN, o 2) bien directamente a la DGRN y  se debe realizar también por :

+ Los Agentes diplomáticos o consulares de España en el extranjero
Y + por las autoridades del país extranjero conforme al Convenio de Basilea de 1972

La publicidad del Registro se materializa exclusivamente mediante CERTIFICACIONES expedidas por el propio Registro.

La Instrucción de 22 de enero de 2008 regula el procedimiento para que los notarios puedan solicitar y el Registro expedirlas por vía telemática. En este caso, el traslado a papel hecho por el Notario del archivo informático tendrá plena validez en el tráfico.

Puede PEDIR LAS CERTIFICACIONES el PROPIO OTORGANTE de la disposición de última voluntad por sí a través de mandatario con poder especial otorgado ante notario.

En los DEMÁS CASOS, podrá ser solicitada por: 1º, los Jueces o Tribunales u otras Autoridades para asuntos del servicio, expresando cuál sea; y, 2º, cualquier persona, que desee saber si aparece o no registrado algún acto de última voluntad, siempre que hayan transcurrido 15 días desde la fecha de la defunción.

A la solicitud deberá acompañarse necesariamente el certificado de la inscripción de defunción y las certificaciones pueden ser POSITIVAS O NEGATIVAS. En el primer caso expresarán todos los actos otorgados por la persona de que se trate. En el segundo caso, que no existen los mismos.


 


TEMA 32 NOTARIAL NUEVO



LA OFICINA NOTARIAL : LIMITACIONES A SU ESTABLECIMIENTO

El Reglamento Notarial (Art. 69) establece que “El estudio del notario tendrá la categoría y consideración de ''oficina pública''. En consecuencia, la oficina pública notarial deberá reunir las condiciones adecuadas para la debida prestación de la función pública notarial, debiendo estar constituida por un conjunto de medios personales y materiales ordenados para el cumplimiento de dicha finalidad”.

Este caracter de "oficina pública" del estudio notarial conlleva una serie de limitaciones especialmente en cuanto a su establecimiento:

El notario no podrá tener su despacho o estudio en punto distinto del de su residencia ni tener más de un despacho u oficina en la población de residencia ni en otra de su distrito .

PARA GARANTIZAR EL derecho a la libre elección de Notario e se establece la PROHIBICIÓN de que TODOS LOS NOTARIOS DE UN MISMO TÉRMINO MUNICIPAL actúen en el MISMO DESPACHO,

Además, para que un MISMO LOCAL actúe más de un notario, será necesaria autorización por parte de la Junta Directiva, que sólo podrá concederla si se dan las condiciones necesarias para asegurar el respeto al principio de libre elección de notario por el público.

También se establece que no podrá haber más de un despacho notarial en un MISMO EDIFICIO, salvo autorización de la Junta Directiva del Colegio, oídos los notarios que con anterioridad tengan establecido su despacho en aquél; y que también se exigirá autorización de la Junta para que un notario establezca su despacho u oficina en el mismo edificio en que haya tenido instalado su despacho otro notario, a menos que hayan transcurrido 3 años o que se trate de población donde exista demarcada una sola notaría.


EL DEBER DE RESIDENCIA.

El ART. 7 LN señala que la “residencia habitual” de los notarios ha de ser el punto designado en la creación de su respectivo oficio. En el mismo sentido el ART. 42 RN prescribe que el notario deberá residir en el lugar en que esté demarcada su Notaría.

No obstante, la facilidad de las comunicaciones, el amplio desarrollo de las telecomunicaciones y la telemática, han ido progresivamente flexibilizando la interpretación de ese deber de residencia, dando mayor importancia no tanto al hecho físico sino a la disponibilidad.

Ahora bien este DEBER DE RESIDENCIA no tiene carácter absoluto, y así el RN prevé, como derechos del notario:

a) Situaciones de no estancia en su residencia pero que no constituyen ausencias en sentido técnico como las as salidas para asistir a Juntas Generales del Colegio; o a Juntas Directivas, cuando se forme parte de ellas; en virtud de habilitación reglamentaria; para tomar parte en oposiciones entre notarios; para asistir a organismos jurídicos o comisiones asesoras dependientes o relacionadas con cualquier Administración, siempre que previamente la DGRN lo haya así declarado; o para asistir a Cámaras legislativas (como miembro de ellas).

b) “Ausencias propiamente dichas de las que puede usar el notario, no teniendo reclamado su ministerio, por un máximo de 6 veces al año y una duración que no exceda de 5, 10 o 15 días (según el número de notarios demarcados en la plaza), simplemente dando cuenta a la Junta Directiva y a la DG.(reguladas por el art. 44 RN).

c) Y "licencias", a las que pueden conceder las Juntas por un máximo de un mes al año, y la DG hasta dos, con carácter ordinario, y hasta un año con justa causa y carácter extraordinario.


SUSTITUCIONES

La naturaleza pública de la función notarial exige la a implementación de un SISTEMA DE SUSTITUCIONES que permita el funcionamiento regular de la notaría a pesar de la ausencia de su titular.


Así, cuando una Notaría esté VACANTE O EN SUSPENSO SU TITULAR, se encargará de la misma, en concepto de sustituto, aquel a quien corresponda conforme al Cuadro de sustituciones del respectivo Colegio Notarial, y si no lo hubiere, el que designe la Junta Directiva, dando cuenta a la Dirección General.

Y en los casos de “Ausencia”; “Licencia”; “Enfermedad temporal”; “Nombramiento en comisión de servicios y situaciones asimiladas”; y “Aceptación de los cargos a que se refiere el ART. 115 RN”, la SUSTITUCIÓN corresponderá al Notario en activo a quien designe el notario “sustituido” entre los Notarios del mismo Distrito o de otro colindante, previo acuerdo en este último supuesto de la Junta Directiva. Si no se hace esta esta designación será nombrado sustituto el que corresponda según el cuadro de sustituciones del Colegio, y, en su defecto, el que designe la Junta Directiva .

 
CLASIFICACIÓN DE LAS NOTARIAS

Como dice el Reglamento Notarial: “todos los notarios de España tienen idénticas funciones”, es decir, la función notarial es siempre la misma. Sin embargo a ello no obsta que exista una CLASIFICACIÓN DE LAS NOTARÍAS que tiene interés a efectos, sobre todo, del concurso de traslado.

Así, El RN establece TRES CATEGORÍAS:

+ La Clase o Sección Primera, que está compuesta por 1) las capitales de provincia, sean o no capitales de Colegio Notarial, 2)Ceuta y Melilla y 3)todas las poblaciones mayores de 75.000 habitantes según el último Censo de población publicado.

+ La Clase o Sección Segunda, compuesta por las poblaciones entre los 75.000 y los 18.000 habitantes.

Y + la Clase o Sección Tercera, que está compuesta por todas las demás poblaciones.
Este sistema de clasificación de las Notarías tiene efectos en el procedimiento de provisión de vacantes ya que para la resolución del CONCURSO (que es el único modo de cubrir las Notarías vacantes), existen dos turnos: LA ANTIGÜEDAD EN LA CARRERA Y LA ANTIGÜEDAD EN LA CLASE
  • En el turno primero, de antigüedad en la carrera, será nombrado el notario solicitante de mayor antigüedad en el Cuerpo que se determina por el número del Escalafón.
  • En el turno segundo de antigüedad en la clase o sección será nombrado el notario solicitante “más antiguo en la clase” igual a la de la vacante con independencia de la antigüedad absoluta que se tenga en la carrera. En el caso de igualdad en la antigüedad en la clase, será nombrado el notario que tenga el número más bajo en el Escalafón
La NORMA GENERAL es la de que el Notario tiene LA CATEGORÍA DE LA NOTARÍA que sirve. Sin embargo existen DOS EXCEPCIONES, en los no hay tal coincidencia, de ahí que se pueda hablar de notarios con categoría personal.

La primera excepción se produce cuando una Notaría, en virtud DE NUEVA CLASIFICACIÓN aumenta o disminuye de clase o sección, supuesto en que el Notario conservará, mientras la sirva, la clase que hubiere tenido hasta entonces, no adquiriendo por tanto la nueva categoría .

Y la segunda excepción se da cuando un notario obtiene por concurso una plaza de segunda o de primera y, sin embargo, , no tiene todavía , cinco y nueve años de antiguedad en la carrera respectivamente, de forma que seguirá ostentando la clase anterior hasta que se cumplan dichos plazos.


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