NOTARIAL TEMAS 24, 25 Y 26
TEMA 24 NOTARIAL NUEVO
Según la
Ley Orgánica y el Reglamento Notarial, las pólizas intervenidas
son aquellos instrumentos públicos
que “tienen como contenido exclusivo
los actos y contratos de carácter mercantil
y financiero que sean propios del tráfico
habitual y ordinario de al menos uno
de sus otorgantes, quedando excluidos
de su ámbito los demás actos y negocios
jurídicos, y en cualquier caso todos los
que tengan objeto inmobiliario”.
La
actuación notarial en las pólizas fue
introducida en la
reforma del Reglamento de 2007,
como consecuencia de la fusión,
en el año 2000,
entre los cuerpos de Notarios
y de Corredores de Comercio Colegiados.
CLASES
+ En
función de su fehaciencia,
puede distinguirse entre pólizas
intervenidas y no intervenidas.
+ También
se distingue entre pólizas bancarias y no
bancarias, nominadas
e innominadas, nominativas, a la orden y al portador
( conforme a la Ley del Contrato de Seguro), extendidas en un único
ejemplar o en varios,
principales o accesorias,
inscribibles y no inscribibles, etc.
En
atención al número de notarios
intervinientes en una misma póliza podemos
distinguir entre pólizas simples,
en las que actúa un solo Notario, y pólizas
“desdobladas”, en las que actúan dos
o más.
+
También, pueden estar intervenidas
parcialmente, si solamente se ha intervenido
la firma de algunos
de los otorgantes
pero no todos, o intervenidas totalmente
(en una sola diligencia o en varias sucesivas).
+ Y,
por último, hay documentos que se intervienen y el
original se incorporan al Libro-Registro,
circulando las copias o testimonios y
otros en los que el
original circula
y lo que se
conservan son testimonios
de aquél.
En líneas
generales, el OTORGAMIENTO
Y AUTORIZACIÓN de las pólizas se
desarrolla del siguiente modo:
El
contenido mínimo
de la póliza, que también podrá ser redactado
por el notario, consiste en:
- El lugar y fecha de la póliza,
- El nombre, apellidos, residencia y Colegio del notario autorizante.
- Los datos identificativos de los contratantes o intervinientes .
- En los casos de representación: La reseña identificativa del documento auténtico que se haya aportado para acreditar la representación y el juicio de suficiencia de las facultades representativas.
- La calificación del acto o contrato
- El contenido del acto o negocio jurídico de que se trate.
- Y El número total de hojas, incluidos los anexos y documentos unidos.
En cuanto a
los REQUISITOS DE
FORMA, las
pólizas deberán extenderse con caracteres
perfectamente legibles , marcados en el
papel de forma indeleble.
Deberán respetarse los márgenes
reglamentarios. E igualmente deberá dejarse
un espacio en blanco
de, al menos, 10 centímetros
al principio de la primera
hoja de la póliza a los efectos de escribir
en el mismo el número del asiento.
Las pólizas
intervenidas deberán suscribirse SIEMPRE
en presencia del notario.
Si la póliza constase de varias hojas
bastará con que los otorgantes firmen al
final del texto contractual y no
será necesario que firme más
de una vez el otorgante que intervenga en la
póliza en varios conceptos.
Ahora bien
,la firma de los
otorgantes NO
requiere UNIDAD DE ACTO,
pues se admiten:
+ El
Otorgamiento sucesivo, cuando la firma tiene
lugar ante el mismo notario, pero en momentos
distintos.
Y + El
Sistema de “póliza desdoblada”, cuando
la firma por cada uno de los otorgantes se realiza ante distintos
notarios y en documentos también
independientes
aunque de idéntico contenido
La
INTERVENCIÓN de la póliza se verificará
por diligencia, mediante la fórmula "Con
mi intervención",
que, según el RN,
implica (9):
+ La
identificación y
juicio de capacidad
de los otorgantes;
+ El
juicio de suficiencia de los poderes;
+
La calificación
del acto o contrato.
+ Que
el contenido del negocio jurídico
de que se trate se realiza de acuerdo con las declaraciones
de voluntad de los intervinientes;
+ Que
el notario ha hecho
a los otorgantes las reservas y advertencias
legales.
+ La
conformidad y aprobación del contenido
de la póliza por los otorgantes;
Y el
que éstos han estampado su firma
ante el notario.
El notario
autorizará la diligencia de intervención
con su signo, firma, rúbrica, estampando su
sello. Y deberá expresar
en el número total de hojas
que componen el texto contractual y los documentos unidos, debiendo
numerar todas ellas,
que el Notario rubricará y sellará.
Hecho lo
anterior, póliza se incorporará, indicando su correspondiente
número, al
Libro-Registro o en
su caso, al Protocolo ordinario.
El RN establece que
se presume que las pólizas se incorporan al Libro-Registro,
salvo que el notario comunique al Colegio Notarial que opta por
incorporarlas al Protocolo.
La
Póliza, como instrumento público, goza
de fe pública, presumiéndose su contenido
veraz e íntegro de acuerdo con lo dispuesto
en la Ley.
Desde un
punto de vista procesal y conforme al ART.
319 de la Ley de Enjuiciamiento
Civil hace “prueba
plena” de (4):1º El hecho, acto o estado de cosas que documenten.
2º La fecha en que se produce esa documentación. 3º La
identidad de los fedatarios. Y 4º La identidad
de las demás personas
que, en su caso, intervengan en ella.
Pero
respecto a su condición de título ejecutivo
hay que distinguir dos momentos
temporales.
Las póliza
intervenidas hasta el día 30 de Noviembre de
2006, se firmaban en
varios ejemplares originales que circulaban
autónomamente. Y en el Libro registro se
conservaba una reproducción de la póliza.
Por ello, el art. 517 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, establece
que, para que la póliza original
intervenida lleve aparejada ejecución,
debe ir acompañada por certificación en
la que el Corredor de Comercio, hoy el Notario, acredite la
conformidad de la póliza
con los asientos del Libro Registro.
Pero tras
la ley de Medidas de Prevención del Fraude Fiscal de año 2006 ,
se estableció el sistema actual
de intervención de un solo ejemplar que
queda incorporado al Libro Registro o al
Protocolo de
forma que el
ACCESO AL CONTENIDO
del Libro-Registro se lleva a cabo en los mismos
términos que respecto de cualquier
instrumento público del que el Notario
conserve matriz. .
Y por ello, el art. 17 de la Ley Orgánica
dispone ahora que a los efectos del art.
517 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, se considerará título
ejecutivo el testimonio
expedido por el Notario
del original de la póliza debidamente
conservada en su Libro Registro o copia
autorizada de la misma, acompañada de
la certificación del saldo.
Estos
testimonios se
librarán del mismo modo
que las copias autorizadas
en todo lo relativo a su fuerza ejecutiva
y persona con derecho a ellos y su expedición
se hará constar en el asiento del
Libro-Registro por medio de nota
con media firma.
LAS
COPIAS: SUS CLASES Y VALOR RESPECTIVO.
Una
de las características básicas
de nuestro sistema notarial consiste en la DISTINCIÓN
entre 1)el documento original o matriz,
que queda unido al Protocolo,
y 2)las copias
que se expiden de ese documento, que son las que circulan en el
tráfico .
Las
COPIAS se
pueden definir como “la reproducción
literal de un instrumento protocolizado
autorizada por notario competente
con las formalidades de derecho”,
y pueden ser:
1º
TOTALES O PARCIALES.
-
Las totales
reproducen todo el contenido del
instrumento matriz, incluyendo los documentos incorporados.
-
Las parciales,
son las que
reproducen “parte” de la matriz.
Y en ellas se hará constar,
que “en lo omitido
no hay nada que amplíe, restrinja,
modifique o condicione lo inserto”.
2º También
las copias pueden
ser AUTORIZADAS O SIMPLES,
+ Las
Copias autorizadas son las que se hallan
signadas, firmadas y rubricadas
por el Notario, contando además con el “sello
de seguridad”. Y tienen la
consideración de escritura pública.
+ Y las Copias simples, que son las que el notario expide a efectos meramente informativos de modo que no tienen la consideración de escrituras públicas . En ellas no podrá hacerse constar la firma de los otorgantes. Y se extenderán en el papel para copias simples aprobado por el Consejo General del Notariado.
Respecto a las pólizas, las copias simples reciben el nombre de traslados.
3º
También pueden ser PRIMERAS O SEGUNDAS Y POSTERIORES
+ “Primeras”
copias, son las copias autorizadas que se
expiden por vez primera
para cualquier persona que tenga derecho a copia.
+ “Segundas”
y posteriores copias son las que se
expiden de nuevo
para una persona que ya
ha obtenido una copia previa
de la misma escritura.
Sin embargo, el Notario podrá no
expresar el carácter o numeración de las copias:
a) En las de los poderes y
testamentos.
b) En las de las transmisiones de
dominio si no hubiere precios o sumas aplazados.
c) En la de los negocios jurídicos
que no contengan obligación exigible en juicio ejecutivo.
d) Y de las actas notariales, se expedirán a los interesados cuantas copias pidan sin determinar su calidad de primeras, segundas, etcétera,
d) Y de las actas notariales, se expedirán a los interesados cuantas copias pidan sin determinar su calidad de primeras, segundas, etcétera,
Esta
DISTINCIÓN entre primeras y segundas
copias, antes de la reforma
operada por la Ley 36/2006, de 29 de noviembre,
tenía especial trascendencia,
pues sólo la primera copia
tenía carácter ejecutivo.
Sin embargo, actualmente, todas tienen igual
valor. Ahora bien, deberá hacerse
constar en la
copia de toda
escritura que contenga obligación
exigible en juicio, si se expide o no
con eficacia ejecutiva
y de tener este carácter, que con
anterioridad no
se ha expedido ninguna otra con eficacia ejecutiva. de forma que
habiéndose expedido ya una copia con carácter ejecutivo sólo
podrá expedirse otra con tal carácter, por mandato judicial o con
la conformidad expresa y suscrita ante el Notario de los otorgantes
o sus sucesores, si bien tal conformidad puede prestarse otro
documento auténtico y así suele hacerse, previamente, en el título
constitutivo de la obligación.
4º POR
EL SOPORTE EN QUE SE HALLEN EXTENDIDAS:
+ Copias
en soporte papel, que son las que se
expiden en papel exclusivo notarial.
Y + Copias
en soporte electrónico.
Respecto de quien
puede expedir las copias dice el
Reglamento que sólo estará facultado para
expedir copias el
notario en cuyo poder se halle legalmente el protocolo,
por lo que puede ser tanto el titular de la notaría o
como el que la sirve como sustituto.
Respecto del
procedimiento dice el Reglamento que la copia podrá pedirse por
carta u otra comunicación dirigida al notario, pero a éste debe
constarle la autenticidad de la solicitud o bien la petición
debe venir con la firma legitimada .
En
cuanto a quien tienen DERECHO
A OBTENER COPIA, dice la Ley Orgánica
que, 1)además de cada uno de los otorgantes,
tienen derecho 2) todas
las personas a cuyo favor
resulte de la escritura algún derecho,
ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto de ella, y 3)
además, quienes acrediten, a juicio del notario, tener
interés legítimo en el documento.
En
cuanto al INTERÉS
LEGÍTIMO, deberá ser apreciada su
existencia en cada caso, por el Notario, tras un ponderado
juicio, en el que se armonice el
secreto del Protocolo, la
posibilidad de perjuicios para los otorgantes
y el interés legítimo del peticionario.
La DGSJFP tiene declarado que existe interés legítimo cuando el conocimiento del contenido de la escritura sirve razonablemente para ejercitar eficazmente un derecho o facultad reconocido al peticionario por el ordenamiento jurídico que guarde relación directa y concreta con el documento o sirva para facilitar de forma ostensible un derecho o facultad igualmente relacionado con la escritura (por todas R. de 18 de diciembre de 2.015).
Sin embargo en materia societaria, la DGSJFP ha concluido que el interés legítimo se centra exclusivamente en los actos o negocios estructurales de la sociedad o persona jurídica, no de los actos concretos realizados por ella (Esta doctrina ha sido desconocida, sin embargo, por la R. de 16 de diciembre de 2.015)
También, un caso muy frecuente de
interés legítimo es el que tiene quien necesita las
copias de poderes o escrituras en las
que no ha intervenido pero que son necesarias,
como antecedentes previos, para la inscripción
de su propio título en el Registro.
Por su parte el reglamento contiene algunas Reglas
especiales:
1) Así, de los Testamentos: En vida del testador,
sólo puede obtener copia el propio testador o su apoderado
especial; y una vez fallecido el testador: pueden pedir copia a) Los
herederos, legatarios, albaceas, contadores partidores,
administradores y personas a quienes en el testamento se reconozca
algún derecho o facultad. b) Los eventuales herederos abintestato y
beneficiarios de un testamento anterior, incluidos, en su caso, el
Estado o la Comunidad Autónoma con derecho a suceder. Y c) Los
legitimarios.
2) En cuanto a los Poderes solo pueden obtener copia
a) los Apoderados expresamente autorizados para ello; b) si bien el
cónyuge apoderado debe declarar que no está separado legalmente o
de hecho; c) y en el caso de poderes recíprocos, la petición
ha de ser conjunta por todos los poderdantes, salvo autorización
(frecuente en el propio poder).
3) Por último cunado se solicite copia de algún acta o
escritura por medio de apoderado, éste deberá , acreditar ante el
Notario el derecho o la representación legal o voluntaria que para
ello ostente
COPIAS
EXPEDIDAS EN VIRTUD DE MANDATO JUDICIAL
Respecto de las COPIAS EXPEDIDAS EN
VIRTUD DE MANDATO JUDICIAL establece el
Reglamento que cuando por algún Juez o
Tribunal se ordenare al notario la
expedición de una copia que éste no
pueda librar con arreglo a las leyes y Reglamentos,
lo hará saber a la Autoridad judicial solicitante, con exposición
de la razón legal
que para ello tenga y lo pondrá en conocimiento
de la DGSJFP.
Por
otra parte conviene distinguir
entre las copias solicitadas a través del Juzgado por haberlo
solicitado así las partes, en cuyo caso la necesidad de
acreditar el interés legítimo es la misma que en los
casos de petición directa al notario, y las copias solicitadas
directamente y a iniciativa propia por la Autoridad
Judicial, en cuyo caso el interés legítimo resulta de la propia
actuación de dicha Autoridad.
TEMA
26 NOTARIAL NUEVO
REQUISITOS
FORMALES DE LA EXPEDICIÓN DE COPIAS
Son los siguientes:
-
Se debe expresar si la copia es primera,
segunda o posterior, en relación a
cada interesado, salvo las
excepciones contenidas en el
reglamento; y en todo caso si tiene o no
carácter ejecutivo.
-Además se expresará, en la cláusula de suscripción, o “Pie de copia”, que figurará al final,: 1) la correspondencia de la copia con el protocolo; 2) En su caso, si la copia se expide por sustitución del notario autorizante de la matriz y el tipo de sustitucion ; 3) la persona a cuya instancia se libra y, en su caso, el fundamento de su interés legítimo; 4) el número de folios, clase, serie y numeración; 5) lugar y fecha; 6) y la copia iránautorizadas con el signo, firma, rúbrica y sello del notario, que rubricará todas las hojas, en las que constará su sello; incluyendo, en su caso el folio agregado para notas de Registros; por último, se adiciona el sello de seguridad del Consejo
En cuanto a la
copia electrónica, su soporte
necesariamente debe ser archivo PDF.
Y, además, debe expresarse la finalidad
y el Notario destinatario.
Contra
la negativa
del notario a expedir una copia se puede interponer RECURSO
DE QUEJA ante la DGRN, la cual, oyendo al
propio notario
y a la Junta Directiva del Colegio
respectivo, dictará la resolución
que proceda, pudiendo ordenar que se expida la copia.
Y si la
resolución fuese ordenando
la expedición
de la copia, el Notario lo
hará constar en las notas de expedición y suscripción
de la misma copia
Al
respecto conviene señalar:
Que
la denegación de copia debe ser motivada, SI
BIEN basta una “explicación sucinta” a fin de que el
administrado pueda conocer con claridad las razones de la negativa u
y que esta pueda ser objeto de control jurisdiccional (R. 4 de
octubre de 2.008)
Y
que hay que señalar como hace la R. de 23 de junio de 2.009 que
aunque la prestación de su función es obligatoria para el Notario,
el Notario no sólo no puede sino que debe denegar la expedición
de copia, cuando a su juicio no se den los requisitos legales
o reglamentarios para ello.
EXPRESIÓN
EN LA COPIA DE DEFECTOS DE LA MATRIZ O DE LIMITACIÓN DE EFECTOS
El
Reglamento Notarial establece que si se han sufrido errores en la
matriz y se han corregido, la copia
reproducirá la matriz tal
como aparezca después de las correcciones hechas sin que haya de
consignarse el particular referente a la salvadura de las mismas.
Y
añade que si el documento fuere defectuoso
por carecer de firma o
tener lagunas el texto,
se hará constar en la copia con caracteres
destacados por el subrayado
o diverso color o tipo de letra.
En
cuanto a la LIMITACIÓN DE EFECTOS,
hay ocasiones en que la copia se expide para una determinada
finalidad, en cuyo caso se hará constar
así. Tal sucede, por ejemplo,
cuando 1) se expide sin carácter
ejecutivo, o 2) para una finalidad
determinada en el caso de copias
electrónicas,
Cuando
el interesado, con derecho a copia o interés legítimo, no
necesita que la copia tenga la eficacia
jurídica de las escrituras públicas,
puede SOLICITAR COPIA SIMPLE,
ya sea en soporte papel o electrónico.
Esta
copia simple que se expide, pues, a efectos puramente informativos y
que se extenderá en el papel especial aprobado por el Consejo
General del Notariado, no
da garantía de su contenido
ni tiene la consideración de escritura
pública,.
LA
COPIA ELECTRONICA
Conforme
al art. 17 bis de la Ley Orgánica del Notariado, las
copias autorizadas de las matrices podrán “expedirse y remitirse
electrónicamente, con firma electrónica avanzada, por
el notario autorizante de la matriz o por quien le sustituya
legalmente”.
Y el art. 224 del
RN regula estas copias, desarrollando las normas contenidas en la
Ley, del modo siguiente:
En
primer lugar dice que Las copias
electrónicas, ya sean
autorizadas o simples, se entenderán siempre expedidas
por el notario titular
del protocolo del que formen parte las correspondientes matrices
y no perderán su carácter, valor y efectos por el hecho de que
su traslado a papel lo realice
el notario al que se le hubiese enviado.
Y
es que las copias electrónicas sólo pueden expedirse
para su remisión a otro
notario o a un registrador o a cualquier órgano judicial o de las
Administraciones Públicas,
siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su
oficio.
En
cuanto a los REQUISITOS de
las copias electrónicas, se establece que
1.-
“En
la expedición de
las copias autorizadas electrónicas”
se hará constar expresamente 1) la finalidad para la que
se expide, de forma que la
copia sólo es válida para dicha finalidad,
y 2) su destinatario,
debiendo dejarse
constancia de estas circunstancias en la correspondiente
nota en la matriz.
2.-
El traslado a
papel de las copias electrónicas, una vez expedidas, sólo
podrá hacerlo el notario al que se le hubiesen remitido,
ya que, de no hacerse así, no conservarán “la
autenticidad y la garantía notarial.”
3.-
El traslado a papel de la copia se
extenderá en folios
timbrados de papel de uso exclusivo notarial,
con expresión del a) nombre,
apellidos y residencia
del 1)notario que realiza el traslado, así como del 2)notario que
expide la copia, b) las fechas de su 1)expedición y 2)del traslado a
papel y c) los números de los folios que comprende, bajo la firma,
sello y rúbrica del notario autor del traslado.
4.- En cuanto a la
forma de proceder por parte del notario destinatario
de una copia autorizada electrónica el Reglamento prevé que ,
según la finalidad de la copia, el Notario destinatario podrá:
1.º- incorporar
el traslado a papel de la copia, a la matriz por él
autorizada, haciéndolo constar en el cuerpo de
la escritura o acta o en diligencia
correspondiente.
2º.- O bien podrá
reseñar el contenido de la copia recibida en lo legalmente
procedente en la escritura o acta matriz o póliza
intervenida.
Pero, en todo caso,
deberá dejar constancia de haber realizado el traslado a
soporte papel de la copia electrónica en el Libro Indicador,
mediante nota expresiva del nombre, apellidos y residencia del
notario autorizante de la copia electrónica, su fecha y
número de protocolo, así como los folios en que se extiende el
traslado y su fecha.
5.- Y por último,
el notario destinatario, una vez realizado el traslado a
papel, comunicará telemáticamente al que hubiese
expedido la copia electrónica, el haber realizado dicho
traslado a papel, para que lo haga constar por nota en la
matriz correspondiente.
Para terminar,
señalar que la coincidencia de la copia autorizada expedida
electrónicamente, con el original matriz, será
responsabilidad del notario que la expide electrónicamente,
titular del protocolo del que forma parte la correspondiente
matriz. Y que a responsabilidad de la coincidencia de la copia
autorizada electrónica con
la trasladada al papel es del notario que ha realizado
dicho traslado.
Y que, en lo
relativo a las copias simples electrónicas, éstas podrán
remitirse a cualquier interesado cuando su identidad e interés
legítimo le consten fehacientemente al notario, utilizando para su
envío un procedimiento tecnológico adecuado que garantice
su confidencialidad hasta el destinatario.
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