NOTARIAL TEMAS 24, 25 Y 26

 TEMA 24 NOTARIAL NUEVO


LA PÓLIZA. CONCEPTO.

Según la Ley Orgánica y el Reglamento Notarial, las pólizas intervenidas son aquellos instrumentos públicos que “tienen como contenido exclusivo los actos y contratos de carácter mercantil y financiero que sean propios del tráfico habitual y ordinario de al menos uno de sus otorgantes, que­dando excluidos de su ámbito los demás actos y negocios jurídicos, y en cualquier caso todos los que tengan objeto inmobiliario”.

La actuación notarial en las pólizas fue introducida en la reforma del Reglamento de 2007, como consecuencia de la fusión, en el año 2000, entre los cuerpos de Notarios y de Corredores de Comercio Colegiados.

CLASES

+ En función de su fehaciencia, puede distinguirse entre pólizas intervenidas y no intervenidas.

+ También se distingue entre pólizas bancarias y no bancarias, nominadas e innominadas, nominativas, a la orden y al portador ( conforme a la Ley del Contrato de Seguro), extendidas en un único ejemplar o en varios, principales o accesorias, inscribibles y no inscribibles, etc.

En atención al número de notarios intervinientes en una misma póliza podemos distinguir entre pólizas simples, en las que actúa un solo Notario, y pólizas “desdobladas”, en las que actúan dos o más.

+ También, pueden estar intervenidas parcialmente, si solamente se ha intervenido la firma de algunos de los otorgantes pero no todos, o intervenidas totalmente (en una sola diligencia o en varias sucesivas).

+ Y, por último, hay documentos que se intervienen y el original se incorporan al Libro-Registro, circulando las copias o testimonios y otros en los que el original circula y lo que se conservan son testimonios de aquél.


REQUISITOS Y EFECTOS. LOS TESTIMONIOS Y LAS CERTIFICACIONES DEL LIBRO-REGISTRO: SU VALOR JURÍDICO.

En líneas generales, el OTORGAMIENTO Y AUTORIZACIÓN de las pólizas se desarrolla del siguiente modo:

1) Primero tiene lugar la PRESENTACIÓN AL NOTARIO DEL CONTRATO O PÓLIZA

El contenido mínimo de la póliza,que también podrá ser redactado por el notario, consiste en:

  1. El lugar y fecha de la póliza,
  2. El nombre, apellidos, residencia y Colegio del notario autorizan­te.
3. Los datos identificativos de los contratantes o intervinientes .
4. En los casos de representación:La reseña identificativa del documento auténtico que se haya aportado para acreditar la representación y el ljuicio de suficiencia de las facultades representativas.
5. La calificación del acto o contrato
6. El contenido del acto o negocio jurídico de que se trate.
7 Y El número total de hojas, incluidos los anexos y documentos unidos.

En cuanto a los REQUISITOS DE FORMA, las pólizas deberán extenderse con caracteres perfectamente legibles , marcados en el papel de forma indeleble. Deberán respetarse los márgenes reglamentarios. E igualmente deberá dejarse un espacio en blanco de, al menos, 10 centímetros al principio de la primera hoja de la póliza a los efectos de escribir en el mismo el número del asiento.


2) FIRMA DE LA PÓLIZA POR LOS OTORGANTES

Las pólizas intervenidas deberán suscribirse SIEMPRE en presencia del notario. Si la póliza constase de varias hojas bastará con que los otorgantes firmen al final del texto contractual y no será necesario que firme más de una vez el otorgante que intervenga en la póliza en varios conceptos.

Ahora bien ,la firma de los otorgantes NO requiere UNIDAD DE ACTO, pues se admiten:

+ El Otorgamiento sucesivo, cuando la firma tiene lugar ante el mismo notario, pero en momentos distintos.
Y + El Sistema de “póliza desdoblada”, cuando la firma por cada uno de los otorgantes se realiza ante distintos notarios y en documentos también independientes aunque de idéntico contenido


3) INTERVENCIÓN DE LA PÓLIZA POR EL NOTARIO

La INTERVENCIÓN de la póliza se verificará por diligencia, mediante la fórmula "Con mi intervención", que, según el RN, implica (9):

+ La identificación y juicio de capacidad de los otorgantes;

+ El juicio de suficiencia de los poderes;

+ La calificación del acto o contrato.

+ Que el contenido del negocio jurídico de que se trate se realiza de acuerdo con las declaraciones de voluntad de los intervinientes;

+ Que el notario ha hecho a los otorgantes las reservas y advertencias legales.

+ La conformidad y aprobación del contenido de la póliza por los otorgantes;

Y el que éstos han estampado su firma ante el notario.

El notario autorizará la diligencia de intervención con su signo, firma, rúbrica, estampando su sello. Y deberá expresar en el número total de hojas que componen el texto contractual y los documentos unidos, debiendo numerar todas ellas, que el Notario rubricará y sellará.

4) INCORPORACIÓN DE LA PÓLIZA AL PROTOCOLO O LIBRO-REGISTRO

Hecho lo anterior, póliza se incorporará, indicando su correspondiente número, al Libro-Registro o en su caso, al Protocolo ordinario. El RN establece que se presume que las pólizas se incorporan al Libro-Registro, salvo que el notario comunique al Colegio Notarial que opta por incorporarlas al Protocolo.

EFECTOS DE LA PÓLIZA

La Póliza, como instrumento público, goza de fe pública, presumiéndose su contenido veraz e íntegro de acuerdo con lo dispuesto en la Ley.

Desde un punto de vista procesal y conforme al ART. 319 de la Ley de Enjuciamiento Civil hace “prueba plena” de (4):1º El hecho, acto o estado de cosas que documenten. 2º La fecha en que se produce esa documentación. 3º La identidad de los fedatarios. Y 4º La identidad de las demás personas que, en su caso, intervengan en ella.

Pero respecto a su condición de título ejecutivo hay que distinguir dos momentos temporales.

Las póliza intervenidas hasta el día 30 de Noviembre de 2006, se firmaban en varios ejemplares originales que circulaban autónomamente. Y en el Libro registro se conservaba una reproducción de la póliza. Por ello, el art. 517 de la Ley de Enjuciamiento Civil, establece que, para que la póliza original intervenida lleve aparejada ejecución, debe ir acompañada por certificación en la que el Corredor de Comercio, hoy el Notario, acredite la conformidad de la póliza con los asientos del Libro Registro.

Pero tras la La ley de Medidas de Prevención del Fraude Fiscal de año 2006 , se estableció el sistema actual de intervención de un solo ejemplar que queda incorporado al Libro Registro o al Protocolo de forma que el ACCESO AL CONTENIDO del Libro-Registro se lleva a cabo en los mismos términos que respecto de cualquier instrumento público del que el Notario conserve matriz. . Y por ello, el art. 17 de la Ley Orgánica dispone ahora que a los efectos del art. 517 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, se considerará título ejecutivo el testimonio expedido por el Notario del original de la póliza debidamente conservada en su Libro Registro o copia autorizada de la misma, acompañada de la certificación del saldo
Estos testimonios se librarán del mismo modo que las copias autorizadas en todo lo relativo a su fuerza ejecutiva y persona con derecho a ellos y su expedición se hará constar en el asiento del Libro-Registro por medio de nota con media firma.



  
TEMA 25 NOTARIAL NUEVO


LAS COPIAS: SUS CLASES Y VALOR RESPECTIVO.

Una de las características básicas de nuestro sistema notarial consiste en la DISTINCIÓN entre 1)el documento original o matriz, que queda unido al Protocolo, y 2)las copias que se expiden de ese documento, que son las que circulan en el tráfico .

Las COPIAS se pueden definir como “la reproducción literal de un instrumento protocolizado autorizada por notario competente con las formalidades de derecho”, y pueden ser:

TOTALES O PARCIALES.

- Las totales reproducen todo el contenido del instrumento matriz, incluyendo los documentos incorporados.

- Las parciales, son las que reproducen “parte” de la matriz. Y en ellas se hará constar, , que “en lo omitido no hay nada que amplíe, restrinja, modifique o condicione lo inserto”.

2º También las copias pueden ser AUTORIZADAS O SIMPLES,

+ Las Copias autorizadas son las que se hallan signadas, firmadas y rubricadas por el Notario, contando además con el “sello de seguridad”. Y tienen la consideración de escritura pública.
+ Y las Copias simples, que son las que el notario expide a efectos meramente informativos de modo que no tienen la consideración de escrituras públicas . En ellas no podrá hacerse constar la firma de los otorgantes. Y se extenderán en el papel para copias simples aprobado por el Consejo General del Notariado,
Respecto a las pólizas, las copias simples reciben el nombre de traslados

También pueden ser PRIMERAS O SEGUNDAS Y POSTERIORES

+ “Primeras” copias, son las copias autorizadas que se expiden por vez primera para cualquier persona que tenga derecho a copia.

+ “Segundas” y posteriores copias son las que se expiden de nuevo para una persona que ya ha obtenido una copia previa de la misma escritura.
Sin embargo, el Notario podrá no expresar el carácter o numeración de las copias:
a) En las de los poderes y testamentos.
b) En las de las transmisiones de dominio si no hubiere precios o sumas aplazados.
c) En la de los negocios jurídicos que no contengan obligación exigible en juicio ejecutivo.
    1. Y de las actas notariales, se expedirán a los interesados, , cuantas copias pidan sin determinar su calidad de primeras, segundas, etcétera,

Esta DISTINCIÓN entre primeras y segundas copias, antes de la reforma operada por la Ley 36/2006, de 29 de noviembre, tenía especial trascendencia, pues sólo la primera copia tenía carácter ejecutivo. Sin embargo, actualmente, todas tienen igual valor; Ahora bien, deberá hacerse constar en la copia de toda escritura que contenga obligación exigible en juicio, si se expide o no con eficacia ejecutiva y de tener este carácter, que con anterioridad no se ha expedido ninguna otra con eficacia ejecutiva. de forma que habiéndose expedido ya una copia con carácter ejecutivo sólo podrá expedirse otra con tal carácter, por mandato judicial o con la conformidad expresa y suscrita ante el Notario de los otorgantes o sus sucesores, si bien tal conformidad puede prestarse otro documento auténtico y así suele hacerse, previamente, en el título constitutivo de la obligación.
4º POR EL SOPORTE EN QUE SE HALLEN EXTENDIDAS:

+ Copias en soporte papel, que son las que se expiden en papel exclusivo notarial.

Y + Copias en soporte electrónico.


QUIEN PUEDE EXPEDIRLAS Y OBTENERLAS: CONCEPTO DE INTERÉS LEGÍTIMO.

Respecto de quien puede expedir las copias dice el Reglamento que sólo estará facultado para expedir copias el notario en cuyo poder se halle legalmente el protocolo, por lo que puede ser tanto el titular de la notaría o como el que la sirve como sustituto.
Respecto del procedimiento dice el Reglamento que la copia podrá pedirse por carta u otra comunicación dirigida al notario, pero a éste debe constarle la autenticidad de la solicitud o bien la petición debe venir con la firma legitimada .

En cuanto a quien tienen DERECHO A OBTENER COPIA, dice la Ley Orgánica que, 1)además de cada uno de los otorgantes, tienen derecho 2)todas las personas a cuyo favor resulte de la escritura algún derecho, ya sea directamente, ya adquirido por acto distinto de ella, y 3) además, quienes acrediten, a juicio del notario, tener interés legítimo en el documento.

En cuanto al INTERÉS LEGÍTIMO, deberá ser apreciada su existencia en cada caso, por el Notario, tras un ponderado juicio, en el que se armonice el secreto del Protocolo, la posibilidad de perjuicios para los otorgantes y el interés legítimo del peticionario-

La DGRN tiene declarado que existe interés legítimo cuando el conocimiento del contenido de la escritura sirve razonablemente para ejercitar eficazmente un derecho o facultad reconocido al peticionario por el ordenamiento jurídico que guarde relación directa y concreta con el documento o sirva para facilitar de forma ostensible un derecho o facultad igualmente relacionado con la escritura (por todas R. de 18 de diciembre de 2.015).

Sin embargo en materia societaria, la DGRN ha concluido que el interés legítimo se centra exclusivamente en los actos o negocios estructurales de la sociedad o persona jurídica, no de los actos concretos realizados por ella (Esta doctrina ha sido desconocida, sin embargo, por la R. de 16 de diciembre de 2.015)

También Un caso muy frecuente de interés legítimo es el que tiene quien necesita las copias de poderes o escrituras en las que no ha intervenido pero que son necesarias, como antecedentes previos, para la inscripción de su propio título en el Registro.

Por su parte el reglamento contiene algunas Reglas especiales:

1) Así, de los Testamentos En vida del testador, sólo puede obtener copia el propio testador o su apoderado especial; y una vez fallecido el testador: pueden pedir copia a) Los herederos, legatarios, albaceas, contadores partidores, administradores y personas a quienes en el testamento se reconozca algún derecho o facultad. b) Los eventuales herederos abintestato y beneficiarios de un testamento anterior, incluidos, en su caso, el Estado o la Comunidad Autónoma con derecho a suceder. Y c) Los legitimarios.

2) En cuanto a los Poderes solo pueden obtener copia a) los Apoderados expresamente autorizados para ello; b) si bien el cónyuge apoderado debe declarar que no está separado legalmente o de hecho; c)y en el caso caso de poderes recíprocos, la petición ha de ser conjunta por todos los poderdantes, salvo autorización (frecuente en el propio poder);

3) Por último cuado se solicite copia de algún acta o escritura por medio de apoderado, éste deberá , acreditar ante el Notario el derecho o la representación legal o voluntaria que para ello ostente



COPIAS EXPEDIDAS EN VIRTUD DE MANDATO JUDICIAL

Respecto de las COPIAS EXPEDIDAS EN VIRTUD DE MANDATO JUDICIAL establece el Reglamento que cuando por algún Juez o Tribunal se ordenare al notario la expedición de una copia que éste no pueda librar con arreglo a las leyes y Reglamentos, lo hará saber a la Autoridad judicial solicitante, con exposición de la razón legal que para ello tenga y lo pondrá en conocimiento de la DGRN.

Por otra parte conviene distinguir entre las copias solicitadas a través del Juzgado por haberlo solicitado así las partes, en cuyo caso la necesidad de acreditar el interés legítimo es la misma que en los casos de petición directa al notario, y las copias solicitadas directamente y a iniciativa propia por la Autoridad Judicial, en cuyo caso el interés legítimo resulta de la propia actuación de dicha Autoridad.



 
TEMA 26 NOTARIAL NUEVO


REQUISITOS FORMALES DE LA EXPEDICIÓN DE COPIAS

Son los siguientes:

- Se encabezarán con el número de protocolo, reproduciendo literalmente la matriz, y sin que consten las firmas de los otorgantes, salvo por mera referencia («siguen las firmas»).
- Se debe expresar si la copia es primera, segunda o posterior, en relación a cada inte­resado, salvo las excepciones contenidas en el reglamento; y en todo caso si tiene o no carác­ter ejecutivo.
-Además se expresará en la cláusula de suscripción, o “Pie de copia”, que figurará al final,: 1) su corres­pondencia con el protocolo; 2) En su caso, si se expide por sustitución y el tipo; 3) la per­sona a cuya instancia se libra y, en su caso, el fundamento de su interés legítimo; 4) el número de folios, clase, serie y numeración; 5) lugar y fecha; 6) irán autorizadas con el signo, firma, rúbrica y sello del notario, que rubricará todas las hojas, en las que constará su sello; incluyendo, en su caso el folio agregado para notas de Registros; por último, se adiciona el sello de seguridad del Consejo

En cuanto a la copia electrónica, su soporte necesariamente debe ser archivo PDF. Y, además, debe expresarse la finalidad y el Notario destinatario.


RECURSOS CONTRA LA NEGATIVA A EXPEDIRLAS

Contra la negativa del notario a expedir una copia se puede interponer RECURSO DE QUEJA ante la DGRN, la cual, oyendo al propio notario y a la Junta Directiva del Colegio respectivo, dictará la resolución que proceda, pudiendo ordenar que se expida la copia.

Y si la resolución fuese ordenando la expedición de la copia, el Notario lo hará constar en las notas de expedición y suscripción de la misma copia
Al respecto conviene señalar:

Que la denegación de copia debe ser motivada, SI BIEN basta una “explicación sucinta” a fIn de que el administrado pueda conocer con claridad las razones de la negativa u y que esta pueda ser objeto de control jurisdiccional (R. 4 de octubre de 2.008)

Y que hay que señalar como hace la R. de 23 de junio de 2.009 que aunque la prestación de su función es obligatoria para el Notario, el Notario no sólo no puede sino que debe denegar la expedición de copia, cuando a su juicio no se den los requisitos legales o reglamentarios para ello.


EXPRESIÓN EN LA COPIA DE DEFECTOS DE LA MATRIZ O DE LIMITACIÓN DE EFECTOS,
El Reglamento Notarial establece que si se han sufrido errores en la matriz y se han corregido, la copia reproducirá la matriz tal como aparezca después de las correcciones hechas sin que haya de consignarse el particular referente a la salvadura de las mismas.

Y añade que que si el documento fuere defectuoso por carecer de firma o tener lagunas el texto, se hará constar en la copia con caracteres destacados por el subrayado o diverso color o tipo de letra.

En cuanto a la LIMITACIÓN DE EFECTOS, hay ocasiones en que la copia se expide para una determinada finalidad, en cuyo caso se hará constar así. Tal sucede, por ejemplo, cuando 1) se expide sin carácter ejecutivo, o 2) para una finalidad determinada en el caso de copias electrónicas,

LAS COPIAS SIMPLES

Cuando el interesado, con derecho a copia o interés legítimo, no necesita que la copia tenga la eficacia jurídica de las escrituras públicas, puede SOLICITAR COPIA SIMPLE, ya sea en soporte papel o electrónico.

Esta copia simple que se expide, pues, a efectos puramente informativos y que se extenderá en el papel especial aprobado por el Consejo General del Notariado, no da garantía de su contenido ni tiene la consideración de escritura pública,.



LA COPIA ELECTRONICA

Conforme al art. 17 bis de la Ley Orgánica del Notariado, las copias autorizadas de las matrices podrán “expedirse y remitirse electrónicamente, con firma electrónica avanzada, por el notario autorizante de la matriz o por quien le sustituya legalmente”.

Y el art. 224 del RN regula estas copias, desarrollando las normas contenidas en la Ley, del modo siguiente:

En primer lugar dice que Las copias electrónicas, ya sean autorizadas o simples, se entenderán siempre expedidas por el notario titular del protocolo del que formen parte las correspondientes matrices y no perderán su carácter, valor y efectos por el hecho de que su traslado a papel lo realice el notario al que se le hubiese enviado.

Y es que las copias electrónicas sólo pueden expedirse para su remisión a otro notario o a un registrador o a cualquier órgano judicial o de las Administraciones Públicas, siempre en el ámbito de su respectiva competencia y por razón de su oficio.

En cuanto a los REQUISITOS de las copias electrónicas, se establece que

1.- “En la expedición de las copias autorizadas electrónicas” se hará constar expresamente 1) la finalidad para la que se expide, de forma que la copia sólo es válida para dicha finalidad, y 2) su destinatario, debiendo dejarse constancia de estas circunstancias en la correspondiente nota en la matriz.

2.- El traslado a papel de las copias electrónicas, una vez expedidas, sólo podrá hacerlo el notario al que se le hubiesen remitido, ya que, de no hacerse así, no conservarán “la autenticidad y la garantía notarial.”

3.- El traslado a papel de la copia se extenderá en folios timbrados de papel de uso exclusivo notarial, con expresión del a) nombre, apellidos y residencia del 1)notario que realiza el traslado, así como del 2)notario que expide la copia,b) las fechas de su 1)expedición y 2)del traslado a papel y c) los números de los folios que comprende, bajo la firma, sello y rúbrica del notario autor del traslado.

4.- En cuanto a la forma de proceder por parte del notario destinatario de una copia autorizada electrónica el Reglamento preve que , según la finalidad de la copia, el Notario destinatario podrá:

1.º- incorporar el traslado a papel de la copia, a la matriz por él autorizada, haciéndolo constar en el cuerpo de la escritura o acta o en diligencia correspondiente.

2º.- O bien podrá reseñar el contenido de la copia recibida en lo legalmente procedente en la escritura o acta matriz o póliza intervenida.
 
Pero, en todo caso, deberá dejar constancia de haber realizado el traslado a soporte papel de la copia electrónica en el Libro Indicador, mediante nota expresiva del nombre, apellidos y residencia del notario autorizante de la copia electrónica, su fecha y número de protocolo, así como los folios en que se extiende el traslado y su fecha.

5.- Y por último, el notario destinatario, una vez realizado el traslado a papel, comunicará telemáticamente al que hubiese expedido la copia electrónica, el haber realizado dicho traslado a papel, para que lo haga constar por nota en la matriz correspondiente.

Para terminar, señalar que la coincidencia de la copia autorizada expedida electrónicamente, con el original matriz, será responsabilidad del notario que la expide electrónicamente, titular del protocolo del que forma parte la correspondiente matriz. Y que a responsabilidad de la coincidencia de la copia autorizada electrónica con la trasladada al papel es del notario que ha realizado dicho traslado.

Y que, en lo relativo a las copias simples electrónicas, éstas podrán remitirse a cualquier interesado cuando su identidad e interés legítimo le consten fehacientemente al notario, utilizando para su envío un procedimiento tecnológico adecuado que garantice su confidencialidad hasta el destinatario.
 





 









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